Politique de confidentialité

1. Identité du responsable du traitement

La présente politique de confidentialité s'applique au service Voxify, opéré par :

Selon le contexte d'utilisation, Voxify agit soit comme responsable du traitement (renseignements recueillis directement sur ce site web et lors de la souscription), soit comme sous-traitant / agent (renseignements des appelants traités pour le compte de notre client professionnel — cabinet, clinique, garage, etc.). Les obligations respectives sont précisées dans l'entente de traitement des données (DPA) signée avec chaque client professionnel.

2. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), Voxify a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Toute demande relative au traitement de vos renseignements doit être adressée à cette personne :

3. Renseignements personnels recueillis

3.1 Visiteurs du site voxify.ca

• Adresse IP, type de navigateur, pages consultées (journaux serveur standard)
• Renseignements fournis volontairement dans le formulaire de contact ou d'abonnement (nom, courriel, téléphone, secteur d'activité)

3.2 Clients professionnels souscrivant au service Voxify

• Identité de l'entreprise et du contact principal (nom, courriel, téléphone, adresse d'affaires)
• Renseignements de paiement traités par Stripe (Voxify ne conserve ni numéro de carte ni CVV)
• Renseignements de configuration : heures d'ouverture, services offerts, questions fréquentes, ton souhaité de l'assistante

3.3 Appelants traités par l'assistante IA (au nom du client professionnel)

• Numéro de téléphone de l'appelant (fourni automatiquement par le réseau télécom)
• Nom de l'appelant (s'il est demandé par le scénario de l'assistante)
• Contenu de la conversation : nature de la demande, urgence déclarée, autres renseignements pertinents fournis volontairement par l'appelant
• Date, heure et durée de l'appel

4. Finalités du traitement

Voxify recueille et traite des renseignements personnels exclusivement pour les finalités suivantes :

1. Répondre aux appels téléphoniques entrants de votre entreprise, qualifier la demande de l'appelant et vous transmettre un résumé par SMS
2. Réserver, modifier ou annuler des rendez-vous selon les règles de votre entreprise
3. Envoyer des confirmations, rappels et campagnes SMS aux clients de votre entreprise (avec consentement préalable)
4. Fournir un tableau de bord sécurisé permettant d'accéder aux conversations chiffrées
5. Facturer le service, gérer la relation contractuelle et respecter les obligations légales et fiscales applicables
6. Améliorer la fiabilité et la sécurité du service (journaux techniques, prévention de la fraude)

Voxify n'utilise jamais le contenu des appels ou des transcriptions pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle, ni pour aucune finalité secondaire non énumérée ci-dessus. Cet engagement est également contractuel auprès de nos sous-traitants spécialisés en IA.

5. Fondement juridique du traitement

• Consentement (Loi 25, art. 14) — pour la collecte au-delà du minimum strictement nécessaire, et pour les transferts hors Québec.
• Exécution d'un contrat — entre Voxify et le client professionnel; ou implicitement, entre l'appelant et l'entreprise appelée pour répondre à sa demande.
• Obligation légale — pour la conservation des registres financiers, la conformité fiscale et la coopération avec les autorités compétentes.
• Intérêt légitime — pour la sécurité du service et la prévention de la fraude, dans les limites prévues par la Loi 25.

6. Sous-traitants techniques

Pour fournir le service, Voxify s'appuie sur des fournisseurs technologiques sous contrat. Tous nos sous-traitants sont liés par une entente de traitement des données (DPA) prévoyant un niveau de protection conforme aux exigences de la Loi 25 et un engagement de non-utilisation pour l'entraînement de modèles d'IA.

Sous-traitants directs

Sous-sous-traitants (via Vapi, flow-down contractuel)

La liste des sous-traitants est tenue à jour. Toute modification importante est notifiée aux clients professionnels conformément à l'entente de traitement des données.

7. Transferts hors Québec (art. 17 Loi 25)

Les renseignements personnels traités par Voxify sont communiqués à des sous-traitants situés à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Conformément à l'article 17 de la Loi 25, Voxify a procédé à une évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée tenant compte :

• Du caractère sensible des renseignements (variable selon le secteur : élevé pour les cabinets juridiques, modéré ailleurs)
• Des finalités de leur utilisation (limitées au traitement de l'appel et à la transmission du résumé au client professionnel)
• Des mesures de protection appliquées (chiffrement TLS 1.2+ en transit, AES-256 au repos, accès restreint)
• Du régime juridique applicable dans la juridiction de destination (encadrement contractuel par DPA conforme à la Loi 25)

Au début de chaque appel, une note de confidentialité est diffusée à l'appelant. Voxify offre deux modèles de divulgation, au choix du Cabinet client à l'onboarding :

Modèle 1 — Divulgation verbale complète. L'assistante mentionne explicitement dans sa salutation que le traitement est effectué par des fournisseurs technologiques situés hors du Québec, conformément à la Loi 25. Ce modèle maximise la transparence verbale (~12-15 secondes ajoutées au début de l'appel) et constitue la position la plus défendable en cas d'audit réglementaire.

Modèle 2 — Référence à une politique de confidentialité. L'assistante diffuse une courte note (~5 secondes) référant à une politique de confidentialité publiée en ligne (politique du Cabinet, page hébergée par Voxify sur un domaine neutre, ou politique générique de Voxify). La politique référencée contient l'intégralité des informations exigées par l'article 8 LPRPSP, y compris la mention des catégories de sous-traitants et la possibilité de transferts hors du Québec. Ce modèle préserve la fluidité de l'expérience appelant tout en respectant l'obligation d'information par renvoi à une source accessible.

Dans les deux modèles, la divulgation est faite au moment de la collecte conformément à l'article 8 de la Loi 25, qui exige que la personne soit informée des catégories de tiers à qui les renseignements peuvent être communiqués (y compris hors du Québec). La poursuite de la conversation par l'appelant constitue le consentement éclairé prévu à l'article 14 (consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques). L'appelant peut à tout moment demander à parler directement à un membre du personnel humain de l'entreprise appelée.

8. Mesures de sécurité et chiffrement

• Chiffrement en transit : TLS 1.2 minimum sur tous les échanges réseau, y compris entre nos sous-traitants.
• Chiffrement au repos : AES-256-GCM sur la base de données applicative et sur les volumes des sous-traitants.
• Chiffrement à connaissance nulle pour les cabinets juridiques : chaque cabinet dispose d'une paire de clés RSA-2048 dont la clé privée est protégée par PBKDF2 dérivée d'un mot de passe que seul l'opérateur connaît. Voxify ne peut techniquement pas déchiffrer ces transcriptions.
• Suppression automatique chez Vapi : pour les tenants en mode confidentialité renforcée, l'enregistrement de l'appel chez Vapi est supprimé automatiquement environ 1,5 seconde après la fin de l'appel.
• Architecture multi-locataire isolée : chaque client a son propre identifiant, sa propre clé de chiffrement et son propre tableau de bord.
• Authentification par jeton : l'accès aux tableaux de bord exige un jeton dédié; les opérations administratives sont protégées par une clé secrète distincte.
• Aucune utilisation pour l'entraînement IA : engagement contractuel auprès de chaque sous-traitant.

9. Conservation des renseignements

Le client professionnel peut, à tout moment, demander la suppression anticipée des données qui le concernent.

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (art. 27) — obtenir confirmation que des renseignements vous concernant sont détenus, et en recevoir une copie.
• Droit de rectification (art. 28) — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Droit à l'effacement (art. 28.1) — demander la suppression de renseignements dans les conditions prévues par la loi.
• Droit au retrait du consentement — retirer en tout temps un consentement précédemment donné.
• Droit à la portabilité (art. 27 al. 3) — recevoir vos renseignements personnels informatisés dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit de cessation de la diffusion (art. 28.1) — demander que cesse la diffusion de renseignements si elle cause un préjudice grave.
• Droit relatif aux décisions automatisées (art. 12.1) — être informé d'une décision automatisée et demander la révision par une personne.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à voxifyprog@gmail.com. Voxify répondra à votre demande au plus tard 30 jours suivant sa réception. Aucuns frais ne sont exigés pour une demande raisonnable.

11. Incidents de confidentialité

Voxify maintient un registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi 25 (articles 3.5 à 3.8 LPRPSP). En cas d'incident susceptible de causer un préjudice sérieux conformément à l'article 3.5, Voxify notifiera sans délai indu, et au plus tard dans les 72 heures :

• La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
• Les personnes dont les renseignements sont concernés
• Le client professionnel agissant comme responsable du traitement, le cas échéant

12. Décisions automatisées

L'assistante IA Voxify mène des conversations selon un scénario configuré par le client professionnel. Elle n'effectue pas de décisions juridiques ou contractuelles autonomes — elle recueille des renseignements et achemine l'appel ou l'information au professionnel humain qui prend les décisions.

13. Témoins (cookies)

Le site voxify.ca utilise uniquement des témoins strictement nécessaires au fonctionnement de l'interface (par exemple, mémorisation de la langue préférée dans le stockage local du navigateur). Voxify n'utilise pas de témoins publicitaires, de pixels de pistage ou d'outils d'analyse tiers à des fins de profilage.

14. Mineurs

Le service Voxify n'est pas destiné à des personnes de moins de 14 ans. Si vous êtes un parent ou tuteur et constatez que votre enfant a fourni des renseignements personnels par l'intermédiaire de Voxify (par exemple en appelant un de nos numéros), contactez-nous à voxifyprog@gmail.com pour demander la suppression.

15. Plainte auprès de la Commission d'accès à l'information

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés par Voxify, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec :

16. Modifications de la présente politique

Voxify peut mettre à jour la présente politique pour refléter des changements légaux, techniques ou commerciaux. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut du document. Toute modification importante sera communiquée par courriel aux clients professionnels actifs au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.